071-5150240 info@actor-consultancy.nl

Privacyreglement

Home » Privacyreglement
Privacyreglement 2017-12-20T09:15:28+00:00

Privacyreglement

Ons werk brengt met zich mee dat we veel van mensen willen weten. Van telefoonnummer tot werkervaring, van burgerlijke staat tot inkomen, van opleiding tot gezondheid, alles kan relevant zijn voor een goede re-integratie. Natuurlijk moet u de zekerheid hebben dat uw privacy wordt beschermd en dat er met uw gegevens geen dingen gebeuren die u niet wilt. In dit privacyreglement kunt u daarom lezen hoe wij met uw gegevens omgaan.

Waarom gegevens registreren?
We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om goede re-integratie- en coaching trajecten te kunnen uitvoeren. De gegevens die we krijgen worden niet voor andere doeleinden gebruikt. We registreren gegevens, die veelal door uzelf worden aangeleverd, en aantekeningen en correspondentie die we lopende het traject met u verzamelen. Als we een dossier over u van een andere organisatie krijgen (bijvoorbeeld van een uitkeringsinstantie) vallen die gegevens onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en worden ze behandeld met in acht neming van alles wat in deze wet wordt bepaald. Onze organisatie is aangemeld bij de WBP onder meldingsnummer ‘m1618854’.

Hoe worden gegevens bewaard?
Uw gegevens worden deels op schrift bewaard in een dossier en deels in ons automatiseringssysteem. De papieren dossiers worden opgeslagen in een brandkast in ons kantoor. Wanneer er papieren met vertrouwelijke informatie worden weggegooid, dan gaan deze door de papierversnipperaar heen. De digitale dossiers staan op laptoppen die beveiligd zijn met een wachtwoord. De medewerkers zorgen ervoor dat zij hun laptop niet onbeheerd achterlaten. Als u wilt, zullen we laten zien wat we over u hebben geregistreerd. Onze registratie is nooit strijdig met de wet, de openbare orde of goede zeden. Mochten er verkeerde feiten in het dossier staan, dan heeft u er recht op dat die worden aangepast. Sommige gegevens liggen gevoeliger dan andere, zoals godsdienst, afkomst of politieke kleur. Deze gegevens worden door ons niet geregistreerd, tenzij dit een goede uitvoering van het re-integratie- of coaching traject in de weg staat. Gevoelige gegevens die anderen aan ons overdragen, zoals medische informatie en BSN-nummer, worden door ons altijd extra vertrouwelijk behandeld. Meestal worden de kosten voor uw begeleiding betaald door een ander, bijvoorbeeld uw werkgever of een uitkeringsinstantie. We houden deze opdrachtgever tijdens het traject altijd goed op de hoogte van de voortgang.

Geheimhouding
Alles wordt door ons vertrouwelijk en onder geheimhouding behandeld, en dan in principe alleen door de coach/trainer die u begeleidt. We verstrekken geen informatie over u aan derden (anderen buiten onze eigen organisatie). Daar wijken we alleen van af in het belang van uw traject, bijvoorbeeld voor een beroepskeuze test, een bemiddeling of een opleiding. Onze coaches/trainers en andere medewerkers hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend.

Gegevens weer verwijderen
Als u niet langer bij ons in begeleiding bent, wordt uw dossier gesloten. Dit dossier blijft maximaal 5 jaar bewaard en wordt hierna vernietigd, met uitzondering van gegevens waarvan wettelijk wordt geëist dat deze langer bewaard blijven. Die periode hebben we nodig voor onze administratie, bijvoorbeeld voor resultaatmeting of boekhoudkundige controles. Uiteraard kan uw dossier al die tijd alleen door bevoegde mensen worden ingezien. In sommige gevallen wordt uw dossier direct na afloop van de begeleiding weer overgedragen aan de opdrachtgever, zoals een uitkeringsinstantie.